Wenn du in Parent eine Rolle erstellst oder bearbeitest, legst du fest, auf welche Bereiche Mitarbeitende zugreifen und welche Aktionen sie ausführen können – von der Einsicht in Berichte bis zur Verwaltung von Rechnungen und Kindereinstellungen.

Parent bietet zwei Berechtigungsmodelle: Vereinfachte Berechtigungen, die für die meisten Einrichtungen geeignet sind, und den Erweiterten Berechtigungseditor, der eine genaue Steuerung einzelner Aktionen über mehrere Einrichtungen hinweg ermöglicht.

In diesem Artikel erfährst du, wie beide Modelle funktionieren und wie du die passenden Zugriffsrechte für jede Rolle in deiner Organisation festlegst.

📌 Wichtiger Hinweis: Alle Organisationen starten standardmäßig mit den vereinfachten Berechtigungen. Der erweiterte Berechtigungseditor ist als Upgrade verfügbar. Nach dem Upgrade verwenden alle Rollen deiner Organisation den erweiterten Editor. Eine Kombination beider Modelle ist nicht möglich.

Für das Upgrade wirst du mit dem Customer-Success-Team verbunden, das die Umstellung deines Kontos begleitet.

Die vereinfachten Berechtigungen ermöglichen eine schnelle, übersichtliche und unkomplizierte Einrichtung von Rollen. Die Berechtigungen sind in Abschnitte unterteilt, die direkt den jeweiligen Bereichen der Plattform entsprechen. So ist auf Anhieb klar, welche Funktion ein Schalter steuert.

📌 So konfigurierst du die vereinfachten Berechtigungen:

1️⃣ Öffne eine bestehende Rolle oder erstelle eine neue Rolle (Einstellungen → Mitarbeitende → Rollen → + Rolle erstellen oder eine bestehende Rolle auswählen).

2️⃣ Durchsuche die Berechtigungsbereiche im linken Bereich (z. B. Newsfeed, Kommunikation, Rechnungen, Berichte und Auswertungen).

3️⃣ Aktiviere die Bereiche und Berechtigungen, die diese Rolle benötigt.

4️⃣ Nutze die Suchfunktion Berechtigungen durchsuchen oben auf der Seite, um eine bestimmte Berechtigung schnell zu finden, ohne durch alle Abschnitte scrollen zu müssen.

5️⃣ Klicke abschließend auf Rolle erstellen (oder Speichern).

📌 Die wichtigsten Verbesserungen gegenüber dem bisherigen Berechtigungsmodell:

✅ An den Funktionen orientierte Gruppierung: Jeder Berechtigungsbereich entspricht einem konkreten Produktbereich (z. B. „Kinderverwaltung“, „Rechnungen“ oder „Planung“) und nicht mehr einer allgemeinen, schwer verständlichen Kategorie.

✅ Klarere Bezeichnungen der Berechtigungen: Die Namen beschreiben konkrete Aufgaben im Arbeitsalltag. „Einstellungen für Mitarbeiterpausen verwalten“ macht beispielsweise direkt deutlich, welche Funktion damit gesteuert wird.

✅ Weniger Überschneidungen: Zusammengehörige Aktionen sind gebündelt. Dadurch ist klarer, welche Berechtigung für welchen Anwendungsfall zuständig ist.

✅ „Alle auswählen“ auf Bereichsebene: Du kannst alle Berechtigungen eines Abschnitts gleichzeitig aktivieren und anschließend einzelne Berechtigungen wieder deaktivieren. Das spart Zeit bei der Einrichtung gängiger Rollen.

📌 Beispiel: Du richtest eine Rolle für die „Newsfeed-Koordination“ ein. Öffne den Bereich „Newsfeed“, aktiviere die Berechtigungen zum Veröffentlichen von Beiträgen und Teilen von Beobachtungen und lasse die Bereiche Rechnungen und Berichte deaktiviert. So ist die Rolle in weniger als zwei Minuten eingerichtet. Auch für alle, die sie später überprüfen, ist klar nachvollziehbar, welche Zugriffsrechte sie umfasst.

Der erweiterte Berechtigungseditor ermöglicht es Organisationen, Berechtigungen auf Aktionsebene festzulegen und zu steuern, für welche Bereiche diese gelten. Er eignet sich besonders für große Organisationen mit unterschiedlichen betrieblichen Strukturen an mehreren Standorten.

📌 So führst du ein Upgrade durch:

Klicke in der Rollenübersicht auf Get Full Permission Control → Upgrade.

Die Upgrade-Anfrage wird direkt an unser Customer-Success-Team weitergeleitet. Das Team wird sich anschließend mit dir in Verbindung setzen, um das Upgrade für dein Konto durchzuführen.

🚨 Wichtig vor dem Upgrade: Sobald du zum erweiterten Berechtigungseditor wechselst, verwenden alle Rollen in deiner Organisation das erweiterte Berechtigungsmodell. Bestehende Rollen werden automatisch migriert. Überprüfe nach dem Upgrade alle Rollen, um sicherzustellen, dass die migrierten Berechtigungen deiner gewünschten Zugriffsstruktur entsprechen.

📌 Das bietet der erweiterte Berechtigungseditor:

✅ Aktionsbasierte Berechtigungen: Anstatt einen gesamten Funktionsbereich zu aktivieren oder zu deaktivieren, kannst du einzelne Aktionen für jede Berechtigungsgruppe steuern (Ansehen, Hinzufügen/Bearbeiten, Löschen, Öffentlich teilen und Herunterladen).

✅ Steuerung der Zugriffsbereiche: Lege fest, für welche Bereiche die jeweilige Berechtigung gilt – nicht nur, ob sie aktiviert oder deaktiviert ist (siehe Zugriffsbereiche verstehen weiter unten).

✅ Mehr Kontrolle: Mitarbeitende erhalten genau die Zugriffsrechte, die sie für ihre Aufgaben benötigen – nicht mehr und nicht weniger.

📌 Beispiel: Die Rolle „Finanzleitung“ soll Rechnungsberichte ansehen, aber nicht herunterladen können. Außerdem soll sie auf Integrationen zugreifen, diese jedoch nicht verwalten dürfen.

Im erweiterten Berechtigungseditor kannst du dafür folgende Einstellungen festlegen:

Diese detaillierte Steuerung ist mit den vereinfachten Berechtigungen nicht möglich.

Im erweiterten Berechtigungseditor kann jeder Berechtigung ein bestimmter Zugriffsbereich zugewiesen werden. Dieser legt fest, für welche Bereiche der Zugriff gilt – nicht nur, ob eine Berechtigung aktiviert ist.

📌 Die drei Zugriffsbereiche:

✅ Allgemein

🔹 Definition: Organisationsweiter Zugriff, der nicht an bestimmte Räume gebunden ist.

🔹 Verwendung: Für administrative Aufgaben und Einstellungen, die für den gesamten Standort gelten – beispielsweise die Verwaltung von Rechnungen, das Anzeigen von Mitarbeitendenlisten oder den Zugriff auf standortweite Berichte.

🔹 Beispiel: Eine Person in der Finanzleitung muss alle Rechnungstransaktionen des Standorts einsehen können. Weise dafür der Berechtigung Rechnungen → Ansehen den Zugriffsbereich Allgemein zu.

✅ Zugewiesene und verwaltete Räume

🔹 Definition: Der Zugriff ist auf die Räume beschränkt, denen die betreffende Person direkt zugewiesen ist oder für die sie verantwortlich ist.

🔹 Verwendung: Für operative Rollen, bei denen Mitarbeitende nur Daten zu den Räumen sehen und bearbeiten sollen, für die sie zuständig sind. So wird die Privatsphäre von Kindern und Familien in anderen Räumen geschützt.

🔹 Beispiel: Eine Gruppenleitung soll nur die täglichen Aktivitäten der Kinder in ihrer eigenen Gruppe einsehen und verwalten können. Weise dafür der Berechtigung Kinderverwaltung → Ansehen/Bearbeiten den Zugriffsbereich Zugewiesene und verwaltete Räume zu.

✅ Alle Räume

🔹 Definition: Vollständiger Zugriff auf alle Räume des Standorts, unabhängig von der jeweiligen Raumzuweisung.

🔹 Verwendung: Für übergeordnete operative Rollen (z. B. Einrichtungsleitung oder stellvertretende Leitung), die alle Räume betreuen und einen vollständigen Überblick über die Aktivitäten des Standorts benötigen.

🔹 Beispiel: Eine Einrichtungsleitung muss den täglichen Status in allen Räumen einsehen können. Weise dafür der Berechtigung Verwaltung der Tagesstatus → Ansehen den Zugriffsbereich Alle Räume zu.

📌 Warum sind Zugriffsbereiche wichtig?

Ohne Zugriffsbereiche ist die Berechtigungssteuerung auf zwei Möglichkeiten beschränkt: Mitarbeitende haben entweder Zugriff auf eine Funktion oder nicht.

Mit Zugriffsbereichen kannst du den Zugriff auf eine Funktion ermöglichen und gleichzeitig auf den Bereich beschränken, in dem er für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist.

Das ist besonders wichtig für Einrichtungen mit mehreren Gruppen oder Räumen, in denen Mitarbeitende keine Daten aus Räumen einsehen sollten, für die sie nicht zuständig sind.

Im erweiterten Berechtigungseditor ist jede Berechtigungsgruppe in einzelne Aktionen unterteilt. Du kannst jede Aktion unabhängig von den anderen steuern.

📌 Häufig verwendete Aktionen in den Berechtigungsgruppen:

✅ Ansehen – Mitarbeitende können die entsprechenden Inhalte einsehen, aber nicht bearbeiten.

✅ Hinzufügen/Bearbeiten – Mitarbeitende können neue Einträge erstellen und bestehende Einträge bearbeiten.

✅ Löschen – Mitarbeitende können Einträge dauerhaft löschen.

✅ Öffentlich teilen – Mitarbeitende können Inhalte veröffentlichen oder öffentlich teilen.

✅ Herunterladen – Mitarbeitende können Daten als Datei exportieren.

📌 Beispiel – Berechtigungsgruppe „Aktivitäten“:

🎯 Ergebnis: Diese Person kann alle Aktivitäten einsehen, ihre eigenen Aktivitäten verwalten und löschen. Sie kann jedoch weder Aktivitäten anderer Mitarbeitender löschen noch Inhalte öffentlich teilen.

Sowohl die vereinfachte als auch die erweiterte Berechtigungsansicht verfügen oben im Berechtigungsbereich über das Suchfeld Berechtigungen durchsuchen.

🔍 So verwendest du die Suchfunktion:

📌 Tipp: Wenn du nicht weißt, in welchem Bereich sich eine bestimmte Berechtigung befindet, suche einfach nach dem Namen der Funktion oder der entsprechenden Aufgabe.

Wenn du beispielsweise nach „Herunterladen“ suchst, werden alle Berechtigungen angezeigt, die eine Download-Aktion enthalten.

Bevor du eine neue oder geänderte Rolle endgültig speicherst, kannst du mit der Funktion Rollen vergleichen überprüfen, wie sich ihre Berechtigungen im Vergleich zu ähnlichen bestehenden Rollen unterscheiden.

📌 So vergleichst du Rollen:

1️⃣ Klicke in der Rollenübersicht auf Rollen vergleichen.

2️⃣ Wähle die Rollen aus, die du nebeneinander vergleichen möchtest.

3️⃣ Überprüfe die Berechtigungsmatrix. Die Berechtigungen werden zeilenweise angezeigt und für jede Rolle mit ✅ (aktiviert) oder ✗ (deaktiviert) gekennzeichnet.

🔹 Wofür ist der Vergleich hilfreich?

1️⃣ Eine Standardrolle mit vereinfachten Berechtigungen einrichten

Szenario: Du benötigst eine Rolle namens „Kommunikationskoordination“ für Mitarbeitende, die sich um die Nachrichtenkommunikation mit Eltern kümmern, aber keinen Zugriff auf Rechnungen oder Berichte benötigen.

✅ Lösung:

🎯 Vorteil: Die Rolle ist übersichtlich eingerichtet, die Zugriffsrechte sind klar definiert und die Einrichtung dauert weniger als drei Minuten.

2️⃣ Erweiterte Berechtigungen für eine Rolle im Finanzbereich nutzen

Szenario: Die Person in der Finanzleitung muss alle Rechnungsberichte und Rechnungstransaktionen einsehen können, darf diese jedoch nicht herunterladen oder exportieren.

✅ Lösung:

🎯 Vorteil: Die Finanzleitung hat für die täglichen Kontrollaufgaben vollständigen Einblick in alle relevanten Finanzdaten, kann diese jedoch nicht exportieren oder als Datei herunterladen.

3️⃣ Die Rolle der Gruppenleitung mit den passenden Zugriffsrechten einrichten

Szenario: Gruppenleitungen in deinen Einrichtungen müssen die täglichen Aktivitäten, die Check-ins der Kinder und Beobachtungen verwalten können – allerdings nur für die Kinder in ihren eigenen Gruppen.

✅ Lösung:

🎯 Vorteil: Gruppenleitungen erhalten alle erforderlichen Zugriffsrechte für ihre eigenen Gruppen. Gleichzeitig haben sie keinen Einblick in andere Gruppen, für die sie nicht zuständig sind. So bleiben die Privatsphäre und eine klare Zuständigkeitsverteilung gewahrt.

4️⃣ Eine Berechtigungsprüfung vor Beginn eines neuen Betreuungsjahres durchführen

Szenario: Zu Beginn jedes neuen Betreuungsjahres überprüft deine Organisation alle Rollen, um sicherzustellen, dass die Zugriffsrechte weiterhin angemessen und aktuell sind.

✅ Lösung:

🎯 Vorteil: Ein strukturierter und übersichtlicher Prüfprozess, der nur wenige Minuten statt Stunden dauert und sicherstellt, dass die Zugriffsrechte deiner Organisation weiterhin klar geregelt und bewusst festgelegt sind.

✔ Du weißt genau, welche Funktion durch jede Berechtigung gesteuert wird – ohne Unklarheiten.

✔ Du gewährst Mitarbeitenden genau die Zugriffsrechte, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen, statt pauschale Berechtigungen zu vergeben.

✔ Du kannst operative Zugriffsrechte auf Gruppenebene klar von übergeordneten administrativen Zugriffsrechten trennen.

✔ Du behältst auch bei wachsender Organisation eine übersichtliche und nachvollziehbare Berechtigungsstruktur.

✔ Du reduzierst das Risiko zu weitreichender Zugriffsrechte durch eine gezielte Steuerung einzelner Aktionen und Zugriffsbereiche.

F: Kann ich später von den vereinfachten zu den erweiterten Berechtigungen wechseln?

A: Ja. Du kannst jederzeit ein Upgrade auf den erweiterten Berechtigungseditor durchführen. Bestehende Rollen werden automatisch migriert. Sobald du jedoch ein Upgrade durchgeführt hast, ist eine Rückkehr zu den vereinfachten Berechtigungen nicht mehr möglich.

F: Können verschiedene Rollen unterschiedliche Berechtigungsmodelle verwenden – einige die vereinfachten und andere die erweiterten Berechtigungen?

A: Nein. Sobald du auf den erweiterten Berechtigungseditor umgestiegen bist, verwenden alle Rollen in deiner Organisation das erweiterte Berechtigungsmodell. Eine Kombination beider Modelle ist nicht möglich.

F: Was passiert nach dem Upgrade auf die erweiterten Berechtigungen mit meinen bestehenden Rollen?

A: Bestehende Rollen werden automatisch in den erweiterten Berechtigungseditor migriert. Wir empfehlen, nach dem Upgrade jede Rolle zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Berechtigungen korrekt übernommen wurden, bevor du Änderungen vornimmst.

F: Wann werden Änderungen an den Berechtigungen einer Rolle wirksam?

A: Änderungen werden sofort an allen Standorten wirksam, für die die Rolle freigegeben ist. Die Zugriffsrechte aller Mitarbeitenden, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden automatisch aktualisiert.

F: Wofür ist das Feld „Rollenbeschreibung“ gedacht?

A: Die Rollenbeschreibung ist ein optionales Beschreibungsfeld, das Administratoren hilft, den Zweck einer Rolle besser zu verstehen. Sie wird bei der Einrichtung der Rolle angezeigt und ist besonders hilfreich für Organisationen, die viele verschiedene Rollen verwalten.